Kapcsolatok

Modern irodaautomatizálási technológiák. Az irodai tevékenységek átfogó automatizálása Az irodai automatizálási eszközök biztosítják

  • Dátum: 29.10.2021

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http:// www. minden a legjobb. ru/

  • 1. Bemutatkozás
  • 2.5 Jogi támogatás
  • 3.1 1C: Vállalati 8.1
  • 4. Következtetés
  • 5. Hivatkozások

1. Bemutatkozás

Történelmileg az irodaautomatizálás a gyártásban kezdődött, majd átterjedt az irodákra is, kezdetben csak a rutin titkári munka automatizálását célozta meg. A kommunikációs eszközök fejlődésével az irodai technológiák automatizálása érdekelte a szakembereket és a vezetőket, akik lehetőséget láttak benne termelékenységük növelésére.

Az elmúlt évtizedekben az irodai automatizálás volt a globális információs ipar fejlődésének egyik fő hajtóereje. Talán a világ minden óriása - hardver- és hardverfejlesztő szoftver hozzájárult az információs technológiai piac ezen részének fejlődéséhez.

Az irodai tevékenységek automatizálására kínált megoldások kínálatában megtalálhatók irodai csomagok, csapatmunka és információcsere szervezésére szolgáló eszközök, vállalatirányítás automatizálására szolgáló megoldások és még sok más. Ezeknek a megoldásoknak köszönhetően az utóbbi időben a felismerhetetlenségig megváltozott maga az iroda és dolgozóinak munkaszervezése.

Bármilyen léptékű új vállalat létrehozásakor a szervezők már azzal a problémával szembesülnek, hogy a piacon lévő különféle termékek közül megválasszák az automatizáláshoz szükséges eszközöket.

Így az irodaautomatizálás célja a vállalatirányítás hatékonyságának javítása, valamint az összes irodai szolgáltatás egységességének és zavartalan működésének biztosítása.

A cél elérése érdekében olyan irodai feladatok megoldása szükséges, mint: irodai munkavégzés fejlesztése, irányítás, jelentéskészítés, információkeresés, információk bevitele és frissítése, ütemezés, információcsere az irodai részlegek között, a cég irodái között és a vállalkozások között.

2. Információs rendszer „Irodaautomatizálás”, osztályozása és strukturáltsága

Az irodaautomatizálás az összes irodai részleg munkájának átfogó automatizálása: személyzeti szolgáltatás, iroda, könyvelés, titkárság, tervezési és gazdasági osztály stb. Kényelmes munkakörülményeket garantál minden alkalmazott számára, teljesen kiküszöböli vagy minimalizálja a rutinműveletek kézi végrehajtását, gyakorlatilag kiküszöböli a végrehajtók véletlen hibáit, optimalizálja az összes meglévő üzleti folyamatot.

Az irodaautomatizálás nem a meglévő hagyományos személyzeti kommunikációs rendszert hivatott helyettesíteni (megbeszélésekkel, telefonhívásokkal, rendelésekkel), hanem csak kiegészíteni azt.

Az irodaautomatizálás, mint információs rendszer, a következő támogató alrendszerek kombinációjából áll:

2.1 Irodai technikai támogatás

A technikai támogatás egy információs rendszer működtetésére szolgáló technikai eszközök összessége, valamint ezekhez az eszközökhöz és technológiai folyamatokhoz tartozó dokumentáció.

Az iroda technikai támogatása egy vagy több személyi számítógépet foglal magában, adott esetben hálózatra (helyi vagy globális, az irodai tevékenység típusától függően); fénymásoló, nyomtató, szkenner, fax, modemek, patronok és egyebek. Adjunk fogalmat a főbbekhez:

A számítógép (az angol számítógépből - "számítógép") egy számítógép a számítások elvégzésére. Számítások segítségével a számítógép egy előre meghatározott algoritmus szerint képes információkat feldolgozni. Ezen túlmenően a legtöbb számítógép alkalmas információ tárolására és információkeresésre, információk megjelenítésére különféle típusú információ-kiadó eszközökön. Jelenleg úgy gondolják, hogy a számítógépek fő funkciója az információfeldolgozás és -vezérlés.

Fax - berendezés, képes olvasni egy dokumentumot a kommunikációs csatorna egyik végén, és reprodukálni a képét a másik végén.

A faximile hozzájárul a döntéshozatalhoz azáltal, hogy gyorsan és egyszerűen elküldi a dokumentumokat a problémamegoldó csapat tagjainak, földrajzi elhelyezkedésüktől függetlenül.

A számítógépes nyomtató (angolul nyomtató) olyan eszköz, amellyel digitális információkat nyomtathatunk szilárd adathordozóra, általában papírra.

A nyomtatási folyamatot nyomtatásnak nevezik, az eredményül kapott dokumentum pedig egy nyomat vagy nyomtatott példány. Vannak mátrix-, lézer-, tintasugaras, szublimációs nyomtatók. És ami a nyomtatási színt illeti - színes és monokróm.

Szkenner - olyan eszköz, amely szöveges vagy grafikus adatok nyomtatott formában történő bevitelére szolgál a számítógépbe.

A modem egy kommunikációs rendszerekben használt eszköz. A modem speciális esete egy széles körben használt számítógép-periféria, amely lehetővé teszi, hogy telefonhálózaton (telefonmodem) vagy kábelhálózaton (kábelmodem) keresztül kommunikáljon egy másik, modemmel felszerelt számítógéppel.

2.2 Matematikai és irodai szoftverek

Matematikai és szoftvertámogatás - matematikai módszerek, modellek, algoritmusok és ezeket megvalósító programok összessége az információs rendszer problémáinak megoldására, valamint a technikai eszközök komplexumának normál működésére.

Szoftver - vezérlési folyamatok, tipikus vezérlési problémák, matematikai programozási módszerek, matematikai statisztika, sorelmélet stb. modellezésére szolgáló eszköz. Az irodai szoftverek nem fejlettek. Kiválasztható egy ilyen, az irodában használt komponens számológépként - egy számítógépes program, amely a számológép funkcióit emulálja (olyan elektronikus számítástechnikai eszköz, amely számokkal vagy algebrai képletekkel végez műveleteket).

A szoftver rendszerszintű és speciális szoftvertermékeket, valamint műszaki dokumentációt tartalmaz. Például:

elemző és ütemező program;

bemutató program;

grafikus szerkesztő;

hálózati szoftverek;

fordítóprogramok.

Az irodai szoftvereket önállóan és integrált csomagok (IP) részeként is használják. Az e-iroda integrált csomagja olyan szoftvertermékeket tartalmaz, amelyek kölcsönhatásba lépnek egymással. A csomag alapja szöveg szerkesztő, táblázatkezelő, adatbázis-kezelő rendszer, telekommunikáció, grafikus képességek, i.e. minden, ami a leggyakoribb munkatípusokhoz szükséges bármelyik irodában.

2.3 Irodai információs támogatás

Az információs támogatás az információk kódolására szolgáló egységes osztályozási rendszer, az egységes dokumentációs rendszerek, a szervezetben keringő információáramlási sémák, valamint az adatbázisok felépítésének módszertana összessége.

Az információs támogatás követelményei: a vezető szervek információs igényeinek kielégítése; az elsődleges információk és információforrások helyes kiválasztása; az információk helyes rendszerezése és osztályozása; az információgyűjtési és -feldolgozási folyamat folytonossága; az információk megkettőzésének hiánya; helyesség (konzisztencia) ellenőrzése; információ többszörös felhasználása; csökkentés közös formátumra; információk szűrése és frissítése; dokumentumok számának csökkentése.

Információval kapcsolatos műveletek az információs támogatás folyamatában:

adatbevitel és átvitel (globális számítógépes hálózatok, helyi hálózatok, papír);

információk tárolása (integritás, adatok tárgyorientáltsága, történetiség, lépcsőzetes tárolás), vagyis az információtárolások különböző szintű szervezése;

információfeldolgozás és elemzés (egyszerű és összetett lekérdezések készítése) - üzleti folyamatok előrejelzése, modellezése és döntéstámogatás;

információk bemutatása - a vezető testületekhez benyújtott dokumentumok és jelentések kialakítása. Jelenleg számos olyan szoftvertermék létezik, amely információs technológiát biztosít az irodai automatizáláshoz. Ezek tartalmazzák:

Szöveg processzorok- szöveges dokumentumok létrehozására és feldolgozására készült. Az elkészített szöveges dokumentumok kinyomtathatók és számítógépes hálózaton keresztül továbbíthatók. Így a vezető hatékony írásbeli kommunikációt biztosít.

Táblázatosprocesszorok- lehetővé teszi számos művelet végrehajtását táblázatos formában bemutatott adatokon. A felhasználónak lehetősége van táblázatos adatok bevitelére, feldolgozására, a szükséges számítások elvégzésére stb.

Elektronikuslevél lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy üzeneteket fogadjon, tároljon és küldjön hálózati partnereinek.

Számítógépkonferenciákon számítógépes hálózatok használata egy adott problémát megoldó csoport tagjai közötti információcserére.

Videotext számítógép használata alapján szöveges és grafikus adatok fogadására, megjelenítésére a monitor képernyőjén.

Speciális menedzsment programok: dokumentumkezelés, megrendelés-végrehajtás ellenőrzése stb.

2.4 Szervezeti támogatás

A szervezeti támogatás olyan módszerek és eszközök összessége, amelyek szabályozzák a munkavállalók interakcióját a technikai eszközökkel és egymás között az információs rendszerek fejlesztése és működtetése során. Például tartalmazza elektronikusa naptár. Újabb lehetőséget biztosít a számítógép hálózati verziójának használatára a szervezet vezetőinek és egyéb alkalmazottainak munkarendjének tárolására és manipulálására. A menedzser (vagy titkára) beállítja az értekezlet vagy más esemény dátumát és időpontját, megtekinti az eredményül kapott ütemtervet, és a billentyűzet segítségével módosítja. Az elektronikus naptár technikai és szoftvere teljes mértékben összhangban van az e-mail analóg összetevőivel.

2.5 Jogi támogatás

Jogi támogatás - jogi normák összessége, amelyek meghatározzák az információs rendszer létrehozását, jogállását és működését, és szabályozzák az információszerzés, átalakítás és felhasználás eljárását. A jogi keretek közé tartoznak a törvények, rendeletek, állami hatósági határozatok, minisztériumok, osztályok, szervezetek, önkormányzatok rendeletei, utasításai és egyéb normatív dokumentumai.

Például a 20.02.95. sz. 24-FZ "Az információról, informatizálásról és információvédelemről" szóló alapvető szövetségi törvény meghatározza a korlátozott hozzáférésű információs források kialakításával és felhasználásával kapcsolatos engedélyezési tevékenységek szükségességét, valamint a korlátozott hozzáférésű információs erőforrásokkal való együttműködésre tervezett információs rendszerek tanúsítása.

Az irodai dolgozók által végzett üzleti folyamatok elemzése lehetővé teszi mind a vállalkozás (szervezet) által megoldott feladatok, mind az ezeket a feladatokat végző személyek általános osztályozását. Az irodaautomatizálás a teljesen strukturált feladatokra vonatkozik (vannak olyan véletlenszerű tényezők, amelyek eloszlásának törvényei ismertek).

3. Néhány irodai automatizálási program áttekintése

3.1 "BEST-5" - vállalatirányítási információs rendszer

Egy modern vállalkozás működése lehetetlen tevékenységének megbízható és hatékony információs támogatása nélkül. A felhalmozott adatok mennyisége folyamatosan növekszik, feldolgozásuk bonyolultabbá válik. A megfelelő vezetői döntések meghozatalához szükséges információgyűjtés és -elemzés gyorsasága döntő tényezővé válik az üzleti életben. Ilyen körülmények között még a kis cégek sem nélkülözhetik az információkezelő rendszerek használatát. Ilyen szoftvercsomagok közé tartozik a BEST-5 rendszer (lásd 1. ábra).

1. ábra Ablak BEST-5

A BEST-5 vállalatirányítási rendszert 2001 óta az informatikai, menedzsment, számviteli és adószámviteli szakemberek nagy csapata fejlesztette ki. A rendszer dinamikusan fejlődik, alkalmazkodik a jogszabályokhoz, sok vállalkozásnál befogadja az új ötleteket és az alkalmazási tapasztalatokat. Megbízható asszisztens az üzleti életben a vállalkozás legsürgetőbb problémáinak megoldásában.

A rendszer előnyei:

· Speciális funkciók.

A program rendelkezik egy modern kereskedelmi, termelő vagy költségvetési vállalkozás tevékenységének minden aspektusával kapcsolatos nyilvántartás vezetésére és vezetői döntések kialakítására. Ebből a célból a programnak számos alapvető funkcionális blokkja van: PÉNZÜGY, KERESKEDELEM, TERMELÉS, SZEMÉLYZET. Emellett folyamatosan bővül az iparág-specifikus és speciális megoldások készlete (BEST-SHOP, BEST-ALCO, BEST-PITANIE stb.), amelyek fejlesztik és kiegészítik a fő programot.

· Tranzakciók átfogó könyvelése.

A rendszer fejlett és rugalmas eszközöket biztosít a gazdasági élet tényeinek on-line rögzítésére, és azok egyidejű tükrözésére a számvitelben, az adózásban és a vezetői számvitelben. A vállalkozás üzleti folyamatainak nagy része automatizált, megfelelő dokumentált ábrázolással. Közvetlen adatrögzítésre van lehetőség a megfelelő típusú könyvelésben. Lehetőséget kapott a saját számlatükör szerinti speciális könyvelés megszervezésére.

· Tervezés és ellenőrzés.

A program vezetői funkciói a vállalkozás tevékenységeinek költségvetési tervezésének és a tervek végrehajtásának ellenőrzésének (terv-tényelemzés) alrendszerén alapulnak. A program használója önállóan dolgozhat ki operatív, kiegészítő, pénzügyi és speciális költségvetéseket, és kiszámíthatja a költségvetéseket időszakonként, tervlehetőségeken, pénzügyi felelősségi központokon és egyéb elemzési szekciókban. Vannak eszközök a terv-tényelemzés speciális formáinak felállítására és a pénzügyi mutatószámok kiszámítására a költségvetés végrehajtásának nyomon követésére és a vezetői döntések meghozatalára.

· Magas alkalmazkodóképesség.

A rendszer koncepciója a szoftvercsomag gyors parametrikus hangolására irányul, programozó szakemberek bevonása nélkül. Az esetek túlnyomó többségében ez is elegendő. Ugyanakkor a program tartalmaz eszközöket a szoftverfejlesztéshez. Az első szinten a felhasználó lehetőséget kap kis programok (PlugIn) fejlesztésére, az alapvető funkcionalitás megtartása mellett. A második szinten a rendszer teljes értékű beépített fejlesztői környezetet kínál egészen új alkalmazások létrehozásáig.

· Fejlesztői környezet elérhetősége.

A BEST-5 rendszer beépített integrált fejlesztői környezettel (IDE) rendelkezik, amelyet magának a programnak a létrehozásakor használnak, és minden felhasználó számára elérhetővé teszik saját funkcionális elemeinek létrehozásához. A programozás elvégezhető a magas szintű Harbor nyelven vagy a C programozási nyelv használatával hibakeresők és egyéb gyorsított fejlesztőeszközök segítségével. A fejlesztői környezetet ingyenesen biztosítjuk.

· Alacsony fenntartási költség.

A szoftvercsomag kis- és középvállalkozások számára készült. Ezt a körülményt figyelembe véve a BEST-5 rendszer fejlesztői egy minimális birtoklási költségű szoftvercsomag létrehozását tűzték ki célul.

· A szoftvercsomag alacsony eladási árat tartalmaz, ami szinte minden vállalkozás számára elfogadható. A rugalmas árpolitika lehetővé teszi a rendszer megvásárlását különböző konfigurációs opciókban és a szükséges számú munkával. Akciós értékesítést alkalmaznak

· A rendszer használatakor nem kell más, gyakran drága szoftverelemeket vásárolnia, például adatbázis-szervereket, jelentéskészítőket stb. A rendszer integrálva van az MS Office irodai csomaggal, de működik az ingyenes Open Office csomaggal is.

· A program nagyon "kímélő" követelményeket támaszt a munkahelyi számítógépekkel, szerverekkel, hálózati eszközökkel szemben. A rendszer terminál üzemmódra van optimalizálva, ahol a kliens munkaállomások költsége minimális.

· A rendszer telepítése a felhasználónál nem igényel többletköltséget. A legtöbb esetben a felhasználók ezt maguk végzik, drága külső szakemberek bevonása nélkül.

· A program működés közbeni karbantartását főszabály szerint a program felhasználói végzik, és ez nem okoz nehézséget. A társaság időben reagál a jogszabályi változásokra, és azokat figyelembe veszi a programban.

Alkalmazási terület:

A BEST-5 vállalatirányítási rendszer kis- és középvállalkozások számára készült. Gondoskodik a vállalkozásnál a működési, számviteli, adó- és vezetői számvitel fenntartásáról, a gazdasági tevékenységek tervezéséről és ellenőrzéséről.

Főbb alkalmazási területek:

Nagyker

Kiskereskedelem

· Termelés

Közétkeztetés

· Szolgáltatási szektor

Költségvetési szervezetek

A program használható egyetlen vállalkozáshoz vagy tetszőleges, nem kapcsolódó vállalkozások halmazához.

Funkcionális összetétel:

A vállalatirányítási rendszer funkcionális elemekből – alkalmazásokból – áll. Minden ilyen elem automatizálja a vállalkozás egy bizonyos irányát. Az alkalmazások funkcionális blokkok szerint vannak csoportosítva, így a rendszer kétszintű felépítésű. A funkcionális blokkok készlete a következő:

· Pénzügy. Alkalmazások csoportja számvitelre, adó- és vezetői számvitelre, gazdasági tevékenységek pénzügyi tervezésére, valamint pénzforgalmi elszámolásra, kötelezettségek elszámolására, a vállalkozás vagyonára.

· Kereskedelem. Alkalmazások csoportja a kereskedelmi tranzakciók nyomon követésére, beleértve a beszerzések elszámolását, a raktári készleteket, az értékesítést, beleértve az értékesítést az eladótérben (üzletben), a mobil kereskedelem és a járművek üzemeltetésének elszámolását.

· Termelés. Alkalmazások csoportja gyártó vállalatok számára. Tartalmazza az alapanyagok és anyagok elszámolására, a termelés tervezésére és elszámolására szolgáló alrendszereket. Ezenkívül ez a blokk tartalmaz egy speciális alrendszert a közétkeztetési egységek gyártási folyamatának elszámolására.

· Személyzet. Alkalmazások csoportja személyi nyilvántartásokhoz, munkaidő-nyilvántartásokhoz és bérszámfejtéshez.

Ezen kívül van egy sor olyan alkalmazás, amelyet ingyenesen szállítanak az adatbázis karbantartására, a rendszer konfigurálására és az általános osztályozók karbantartására. Ez magában foglalja a program integrált fejlesztői környezetét is.

3.1 1C: Vállalati 8.1

Az 1C: Enterprise az 1C vállalat szoftverterméke, amelyet az alkalmazott megoldások gyors fejlesztésére terveztek. Az „1C: Enterprise” technológiai platform nem olyan végfelhasználók számára készült szoftvertermék, akik általában egyetlen technológiai platformot használó számos alkalmazásmegoldás (konfiguráció) egyikével dolgoznak. A platform és az annak alapján kifejlesztett megoldások alkotják az "1C: Enterprise" szoftverrendszert, amelyet különféle típusú tevékenységek automatizálására terveztek, beleértve a vállalati számvitel és menedzsment automatizálási problémáinak megoldását (CIS).

A gyorsfejlesztő eszközöket a vizuális „konfiguráció” képviseli, amely lehetővé teszi a fejlesztő számára, hogy az alkalmazás üzleti logikájának kialakítására összpontosítson, és ne foglalkozzon technológiai részletekkel, mint például az adatbázissal való interakció megszervezése, a tranzakciós zárolások feldolgozása, a képernyőprogramozás árnyalatai, stb. A konfiguráció részben felváltja a kódolást, és ezáltal csökkenti az 1C fejlesztők képesítési követelményeit. Van azonban egy beépített nyelve tetszőleges üzleti logika megvalósításához.

Több mint 1 millió vállalat használja Oroszországban, a FÁK-ban és a balti államokban, Romániában és Vietnamban.

A jelenlegi verzió a 8.1.

Az „1C: Enterprise” technológiai platform egy adatbázis feletti szoftverhéj (7.7-es DBF-fájlokon, a 8.0-s és 8.1-es verziókban natív 1CD-formátumon, illetve ezen verziók bármelyikén a Microsoft SQL Server DBMS-en alapuló adatbázisok használatosak). Ezenkívül a 8.1-es verziótól kezdve lehetséges az adattárolás a PostgreSQL DBMS-ben, valamint a DB2-ben. Saját belső programozási nyelvvel rendelkezik, amely az adatok elérése mellett lehetőséget biztosít más programokkal való interakcióra OLE-n és DDE-n keresztül, illetve a 8.0 és 8.1 verziókban - COM kapcsolat segítségével.

A platform kliens része csak Microsoft Windows operációs rendszer környezetben működik. (A Wine-nak köszönhetően Unix-szerű operációs rendszereken is futtatható az 1C: Enterprise programrendszer.) A szerveroldal PostgreSQL vagy DB2 használatakor tud működni operációs rendszer Unix.

Vannak speciális verziói az 1C futtatókörnyezetnek laptopokhoz és PDA-khoz, szoftverek webalkalmazások létrehozásához, amelyek kölcsönhatásba lépnek az 1C: Enterprise adatbázissal.

Az 1C: Enterprise 8 szoftverrendszer egy platformot és az ennek alapján kifejlesztett alkalmazott megoldásokat tartalmaz a szervezetek és egyének tevékenységének automatizálására (lásd 3. ábra). Maga a platform nem egy olyan végfelhasználók számára készült szoftvertermék, akik általában a platformon kifejlesztett számos alkalmazásmegoldás (konfiguráció) valamelyikével dolgoznak. Ez a megközelítés lehetővé teszi a különféle tevékenységek automatizálását egyetlen technológiai platform használatával.

3. ábra Platform

A platform rugalmassága lehetővé teszi az 1C: Enterprise 8 használatát a legkülönfélébb területeken:

irodaautomatizálási információs program

· Gyártó és kereskedelmi vállalkozások, költségvetési és pénzügyi szervezetek, szolgáltató vállalkozások automatizálása stb.

· A vállalkozás operatív irányításának támogatása;

· Szervezeti és gazdasági tevékenységek automatizálása;

· Számvitel több számlatáblázattal és tetszőleges számviteli mérésekkel, szabályozott jelentéskészítés;

· Bőséges lehetőség vezetői számvitelre és analitikus jelentéskészítésre, több pénznemben történő könyvelés támogatására;

· Tervezési, költségvetési és pénzügyi elemzési problémák megoldása;

· Bérszámfejtés és személyzeti menedzsment;

· Egyéb alkalmazási területek.

4. Következtetés

Az irodai automatizálás általában egy számítógép-együttes használatát foglalja magában, amelyeket egy helyi számítógépes hálózat egyesít. Az egyetlen munkaállomás automatizálásával (AWP) ellentétben a hálózati együttműködés termelékenyebb, és vállalati erőforrásokat takarít meg. A teljes vállalat automatizálásának költségei megtérülnek a kollektív interakció és az erőforrások, például nyomtatók, szkennerek, adattárházak, internet-hozzáférés lehetősége miatt. Természetesen itt nincs felsorolva az automatizálás minden előnye. Az automatizálás legmagasabb megtérülése a vállalati üzleti folyamatok ügyes megvalósításával érhető el. Véleményem szerint a jól kivitelezett automatizálás lehetővé teszi, hogy minden rutint (és néha egészen intellektuális munka részét) a gépre bízzák. Ezzel szemben az automatizálásba való írástudatlan befektetés nem hozza meg a kívánt eredményt. Ezenkívül a számítógépes technológiák megvalósításában felmerülő nehézség a személyzet ellenállása a munka változásaival szemben, ez néha nincs a legjobb hatással az automatizálásra.

A szoftverpiacon az irodai tevékenységek automatizálására tervezett vállalati információs rendszerek széles választéka található. Ezek túlnyomó többségben kliens-szerver technológiával épített többfelhasználós rendszerek, amelyek lehetővé teszik automatizált munkaállomások szervezését minden irodai alkalmazott számára.

5. Hivatkozások

1.http://www.avacco.ru/page. áspiskígyó? kód = avtomatizacia_ofisa

2.http://www.isn.ru/zakon/concept. htm

3. Matyushka V.M. "Informatika" - M .: INFRA-M, 2007 - 880-as évek.

4. Titorenko G.A. "Automatizált információs technológiák" - M .: UNITI, 2006 - 399s.

5. Anyagok a http://www.aladdin.ru webhelyről

6. Az 1C: Enterprise dokumentációja.

7. A BEST-5 dokumentációja.

Közzétéve az Allbest.ru oldalon

Hasonló dokumentumok

    Irodaautomatizálási programok célja. Az ERP rendszerek előnyei, kiválasztásuk kritériumai. Számos program jellemzői: "BEST-5" - vállalatirányítási információs rendszer, 1C leírás: Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.

    szakdolgozat, hozzáadva 2011.12.19

    A vállalatirányítás szervezeti felépítése és jellemzői, funkcionalitása az "1C Bit" LLC cég példáján. Feladatkomplexum, automatizálás szükségességének indoklása. Tervezési megoldások információkhoz és szoftverekhez.

    gyakorlati jelentés, hozzáadva: 2012.11.15

    Az elektronikus vállalkozások fogalma, tipológiája, tevékenységük automatizálásának módszerei. Egy modern elektronikus vállalkozás működésének és architektúrájának jellemzői, tevékenységei módszereinek gazdasági hatékonyságának elemzése és értékelése, automatizálás.

    szakdolgozat, hozzáadva: 2010.06.28

    Automatizálási és vállalatirányítási szoftver Ukrajna vezető vállalatainak. A "GALAKTIKA" vállalkozás irányítási rendszere. Integrált automatizálási rendszer kis- és középvállalkozások számára "PARUS - Enterprise 7.20".

    szakdolgozat, hozzáadva 2008.03.14

    A vállalatirányítási információs rendszer optimalizálása. Megvalósíthatósági tanulmány a közlekedési szolgáltatásokat nyújtó szervezet személyi dokumentumkezelésének automatizálására szolgáló szoftverek megvalósításának megvalósíthatóságáról.

    teszt, hozzáadva: 2012.03.06

    A vállalatirányítási információs rendszerek jellemzői. A vállalatirányítási információs rendszerek típusai, alkalmazásuk. Az ERP osztályú menedzsment rendszerek sajátossága egy kereskedelmi vállalkozás számára és ennek a rendszernek a használata egy kereskedelmi vállalat tevékenységében.

    szakdolgozat, hozzáadva: 2012.09.15

    Kereskedési automatizálási eszközök áttekintése. Áttekintés az internetes kereskedelem helyzetéről és az aukciók szerepéről. Egy automatizált rendszer tervezési folyamatának leírása. Gazdasági hatékonyság számítása szoftvertermék megvalósításából. A munkavállalók munkavédelme.

    szakdolgozat, hozzáadva: 2008.09.09

    A vállalatvezetés információs támogatása a jelenlegi szakaszban. A tevékenységek automatizálásának szükségessége, a helyi információs rendszerek kiépítésének alapelvei „Személyzeti menedzsment”, a feladatok meghatározásának és a programok tervezésének sajátosságai.

    szakdolgozat hozzáadva 2011.04.03

    A "YUGStroy-Zakaz" információs alrendszer fejlesztése az 1C: Enterprise DBMS-ben az ügyfelekkel végzett munka automatizálása érdekében. A kérések feldolgozási idejének csökkentése (ügyféllel töltött idő), az adatbázis védelme, egyszerű felhasználói felület biztosítása.

    szakdolgozat, hozzáadva: 2011.07.01

    Modern éttermi automatizálási rendszer, mint az éttermi üzletág fejlesztésének egyik fő eszköze. Az automatizált rendszer hatása az éttermi menedzsment hatékonyságának javítására. Külföldi és hazai automatizálási rendszerek elemzése.

a cég által lebonyolított ügyletek értékelése alapján felhalmozott adatok;

normatív dokumentumok(tervek, szabványok, költségvetések stb.), amelyek meghatározzák a vezérlőobjektum tervezett állapotát.

9. kérdés Irodaautomatizálás

1. Az irodaautomatizálás jellemzői és célja.

2. Az irodai automatizálás fő összetevői.

Egy automatizált iroda informatika - kommunikációs folyamatok megszervezése és támogatásamind a szervezeten belül, mind a külső környezettelszámítógépes hálózatok és egyéb korszerű információátviteli és munkavégzési eszközök alapján.

Iroda automatizálás célja, hogy kiegészítse a meglévő hagyományos személyzeti kommunikációs rendszert (találkozóival, telefonhívásaival és rendeléseivel). Az ő megosztás mindkét rendszer biztosítja

a vezetői munka racionális automatizálása és a legjobb információszolgáltatás a vezetők számára.Automatizált iroda:

házon belül támogatjaszemélyzeti kommunikáció;

új kommunikációs eszközöket biztosít a külső környezettel.

Főleg irodaautomatizálási technológia vonzó számára

csoportos problémamegoldás. Javítják a titkárnők és az irodai dolgozók termelékenységét, és lehetővé teszik számukra, hogy megbirkózzanak a növekvő munkamennyiséggel, de az előny másodlagos az irodai automatizálás problémamegoldó eszközként való használatához képest.

Jelenleg több tucat ismert szoftver termékek számítógépekhez és nem számítógépes hardverekhez, irodaautomatizálási technológia biztosítása:

szövegszerkesztő;

táblázatos processzor;

Email;

Elektronikus naptár;

hangposta;

számítógépes és telekonferencia;

videó szöveg;

képek tárolása;

menedzsment tevékenységek speciális programjai (dokumentumkezelés, megbízások végrehajtásának ellenőrzése stb.).A nem számítógépes eszközöket is széles körben használják.:

audio- és videokonferenciák;

fax kommunikáció;

fénymásoló és egyéb irodai berendezések.

Minden technológia kötelező eleme az adatbázis. Egy automatizált irodában önmagára koncentrál a cég termelési rendszerére vonatkozó adatok, valamint az adatfeldolgozási technológiában üzemi szinten. Az adatbázisban lévő információk származhatnak a vállalat külső környezetéből is.

Az adatbázisból származó információk bejutnak a számítógépes alkalmazások (programok) bemenetére, mint például szövegszerkesztő, táblázatkezelő, e-mail, számítógépes konferenciák stb.

Szövegszerkesztő Egyfajta alkalmazásszoftver, amelyet szöveges dokumentumok létrehozására és feldolgozására terveztek. Megengedi

szavak hozzáadása vagy eltávolítása, mondatok és bekezdések áthelyezése, formátum beállítása, szövegelemek és módok kezelése stb. A szövegszerkesztő segítségével készített levelek, jelentések rendszeres átvétele lehetővé teszi a vezető számára, hogy folyamatosan értékelje a cég helyzetét.

Email(E-mail), a számítógépek hálózati használatán alapul, lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy fogadhat, tárolhat és küldhet üzeneteket hálózati partnereinek. Az e-mail a használt szoftvertől függően különböző lehetőségeket kínálhat a felhasználónak. Ahhoz, hogy az elküldött üzenet minden e-mail felhasználó számára elérhető legyen, azt számítógépes faliújságra kell kihelyezni. Ha egy cég az e-mail bevezetése mellett dönt, két lehetősége van.:

vásároljon saját hardvert és szoftvert, és hozzon létre sajátot helyi hálózat e-mail funkciót megvalósító számítógépek;

vásároljon egy kész szolgáltatást az e-mail használatához, amelyet erre szakosodott kommunikációs szervezetek biztosítanak időszakonként

a befizetett díjat.

Hangposta. Ez egy levél üzenetek hang útján történő továbbítására. E-mailnek tűnik, deüzenet ahelyett, hogy a billentyűzeten gépelne telefonon keresztül továbbítják. A hangpostát online is értékesítik. Az audioüzenetküldő levelek sikeresen használhatók csoportos problémamegoldásra. A hangposta fő előnye az e-mailekkel szemben az, hogy egyszerűbb - használatakor nem kell adatokat megadni a billentyűzetről.

asztali processzor, csakúgy, mint a szövegszerkesztő, minden alkalmazott információs kultúrájának és az automatizált irodai technológiának alapeleme. A benne végzett munka technológiájának alapjainak ismerete nélkül lehetetlen a személyi számítógép teljes körű használata tevékenységeik során. A modern asztali processzor környezetek funkciói

lehetővé teszi számos művelet végrehajtását táblázatos formában bemutatott adatokon. Ezeket a műveleteket közös alapon kombinálva megkülönböztethetünk

a technológiai műveletek legszámosabb és leghasználtabb csoportja:

adatbevitel mind a billentyűzetről, mind az adatbázisokból;

adatfeldolgozás(rendezés, összesítések automatikus képzése, adatok másolása és átvitele, különféle műveletcsoportok számításokhoz, adatösszesítés stb.);

az információ nyomtatott formában történő kiadása, más rendszerekbe importált fájlok formájában, közvetlenül az adatbázisba;

minőség táblázatos formák tervezése adatok bemutatása;

sokrétű és minőségi adatok bemutatása diagramok és grafikonok formájában;

Mérnöki, pénzügyi, statisztikai számítások elvégzése;

matematikai modellezés és számos egyéb segédművelet elvégzése.

Bármely modern táblafeldolgozó környezet rendelkezik adatátviteli lehetőséggel a hálózaton keresztül.

Elektronikus naptárújabb lehetőséget biztosít a számítógép hálózati verziójának használatára a szervezet vezetői és egyéb alkalmazottai munkarendjének tárolására és manipulálására. Az elektronikus naptár technikai és szoftvere teljes mértékben összhangban van az e-mail analóg összetevőivel, sőt a naptárszoftver gyakran az e-mail szoftver szerves részét képezi.

Számítógépes konferenciák számítógépes hálózatok használata a csoport tagjai közötti információcserére, konkrét probléma megoldása.

A technológiához hozzáférő személyek köre korlátozott. A számítógépes konferencia résztvevőinek száma sokszorosa lehet az audio- és videokonferenciák résztvevőinek.

Telekonferenciahárom típusú konferenciát foglal magában:

hang;

videó;

számítógép.

A videoszöveg a fogadáshoz számítógép használatán alapul

szöveges és grafikus adatok megjelenítése a monitor képernyőjén. A döntéshozók számára vannakhárom lehetőség videoszöveg formájában történő információszerzésre:

videó szöveges fájlokat hozhatnak létre saját számítógépükön;

megállapodást kötni egy erre szakosodott céggel az általa fejlesztett videó szöveges fájlokhoz való hozzáférésről;

megállapodásokat kötni más cégekkel, hogy hozzáférjenek videoszövegeikhez.

Népszerű a katalógusok és árlisták cseréje termékeiket a vállalatok között videó szöveg formája.

Képek tárolása. Bármely cégben nagyszámú dokumentumot kell hosszú ideig tárolni. Tárolásuk, akár fájlok formájában is komoly problémákat okoz. Így jött az ötlet nem magát a dokumentumot tárolja, hanem annak képét (képét),és digitális formában tároljuk.

Képek tárolása (képalkotás)- ígéretes irodatechnika, mely speciális eszköz alkalmazásán alapul - optikai mintafelismerő, mely lehetővé teszi dokumentum vagy film képének konvertálása digitális nézet számára további tárolást a számítógép külső memóriájában. A képek tárolására hatalmas kapacitású optikai lemezeket használnak.

Ennek a technológiának a létrehozását egy új műszaki megoldás megjelenése segítette elő - az optikai lemez digitális képrögzítéssel kombinálva.

10. kérdés Audio- és videokonferencia az irodaautomatizálásban

1. Audiokonferencia.

2. Videókonferenciázás.

3. Fax kommunikáció.

Audiokonferenciahasználjon audiokommunikációt a kommunikáció fenntartásához

között földrajzilag távoli a vállalat alkalmazottai és részlegei. Telefonos kommunikáció, olyan eszközökkel felszerelve, amelyek lehetővé teszik részvétel egy beszélgetésben kettőnél több résztvevővel, - az audiokonferencia megvalósításának legegyszerűbb technikai eszköze. Ilyen konferenciák létrehozása nem igényel számítógépet, kétirányú audiokommunikációt foglal magában a résztvevők között.

Az audiokonferencia használata egyszerűbbé, olcsóbbá és kényelmesebbé teszi a döntéshozatalt. Az audiokonferenciák hatékonysága megnő, ha a következő feltételek teljesülnek:

az audiokonferenciát szervező munkatársnak először lehetőséget kell biztosítania az érdeklődők számára a részvételre;

a résztvevők száma nem lehet túl nagy ahhoz, hogy a vita a megvitatott probléma keretein belül maradjon;

a konferencia programját előre közölni kell a résztvevőkkel, például faxon keresztül;

a beszéd megkezdése előtt minden résztvevőnek be kell mutatkoznia;

meg kell szervezni a konferencia rögzítését és tárolását;

a konferencia felvételét ki kell nyomtatni és el kell küldeni minden résztvevőnek.

Bármely iroda felépítése a következő: titkár (irodai munkát végez), könyvelés, elemző osztály és termelés (ha van). Mindegyik részlegnél komplex munka folyik, amelyet jelenleg az automatizált információs technológiák bevezetése segít elő.

A titkári és elemzői szoftverek általában ugyanazok minden irodában, és egy csomag képviseli szabványos programok vállalat Microsoft Office.

Éppen ellenkezőleg, a termelési dolgozók és a számviteli részleg alkalmazottai munkaprogramjai változatosak, és egyedileg kidolgozhatók egy adott irodához.

Tekintsük mindegyiket.

2.1 Microsoft Office XP

A Microsoft Office XP egy szoftvercsomag, amelyet különféle funkciók végrehajtására terveztek a dokumentumokkal való munkavégzéshez. Más, hasonló funkciókat ellátó programokkal ellentétben a Microsoft Office programjai nagymértékben integráltak egymással, ami hatékony munkát biztosít a különböző típusú részeket tartalmazó dokumentumokkal (például egy Word dokumentum tartalmazhat Excel táblát és egy Access egy részét adatbázis).

A Microsoft Office a következőket tartalmazza:

ь A Word 2002 egy hatékony program szöveges dokumentumok kezelésére.

ь Az Excel 2002 egy olyan program, amely kiterjedt funkciókat kínál a táblázatokkal való munkavégzéshez.

ь Access 2002 - a legerősebb eszköz az adatbázisokkal való munkavégzéshez.

PowerPoint 2002 - lehetővé teszi, hogy gyorsan és egyszerűen készítsen kiváló minőségű, gyönyörűen megtervezett elektronikus prezentációkat (diakészlet formájában).

ь A Binder egy program a különböző Office dokumentumok egy egésszé egyesítésére.

ь Outlook 2002 - egy e-mail kliens és a szervező elektronikus változata, és az Outlook automatikusan válaszol a különféle meghívásokra, az Ön időnkénti elfoglaltsága alapján.

ь A Photo Editor egy Office-alkalmazás, amely bittérképes képeket dolgoz fel.

l Különféle segédprogramok, amelyek a fő Office-alkalmazásokkal együtt működnek: Graph (diagramok és grafikonok készítésére szolgáló program), Equation (matematikai és egyéb képletek dokumentumba történő beillesztésére szolgáló program) és sok más hasznos program.

2.1.1 Word

A Microsoft Word egy hatékony szövegszerkesztő program, több száz funkcióval, és az egyik vezető szövegszerkesztő rendszer. A Word volt az első szövegszerkesztő, amely a hatékony dokumentumszerkesztő, -formázó és -közzétételi eszközök széles skáláját egyesítette egy olyan felülettel, amelyet a kezdők percek alatt elsajátíthatnak. Az elmúlt 20 év során a Word új felületet, új automatizálási eszközöket, új funkciókat kapott, amelyek segítségével a felhasználó bármilyen dokumentumot gyorsan és egyszerűen létrehozhat.

Bármely szövegszerkesztő képes szöveges információkat tárolni egy dokumentumban és kinyomtatni papírra, de a Word ennél sokkal többre képes. Az elmúlt években a számítógépes hálózatok és a számítástechnikai rendszerek ereje folyamatosan nőtt; a „dokumentum” fogalmának meghatározása kibővült, és ezzel együtt javult. Jelenleg Word Time egy teljes értékű program szöveges és grafikus információk szerkesztésére, weblapok készítésére és dokumentumok feldolgozására.

A Word segítségével szinte bármilyen dokumentumot létrehozhat és közzétehet elektronikusan vagy nyomtatott formában. A Word főbb jellemzői több kategóriába sorolhatók:

Szöveg szerkesztése

Szöveg a billentyűzeten gépelve vihető be a dokumentumba. Ezenkívül bizonyos szövegrészleteket vagy akár teljes fájlokat is beszúrhat a dokumentumba. A Word számos funkcióval segíti a szöveges információk lektorálását, szerkesztését és módosítását a legkényelmesebb módon. Tehát az automatikus szöveg funkció lehetővé teszi a gyakran használt kifejezések beszúrását a dokumentumokba, amikor ezeknek csak az első néhány betűjét írja be. Az automatikus javítás funkció automatikusan kijavítja a leggyakoribb elírásokat, helyesírási és nyelvtani hibákat, megszabadítva a felhasználót azok javításának szükségességétől.

· Szöveg formázása

A Word lehetővé teszi a sorköz, az igazítás és a behúzás méretének beállítását, a betűtípus és a betűméret, valamint a stílus kiválasztását. A felhasználó meghatározhat olyan stílusokat, amelyek több formázási lehetőséget is tartalmaznak, és ezeket a lehetőségeket egyszerre alkalmazhatja, vagy témákat használhat a weboldalak egységes kialakításához testreszabható stílusokkal, grafikákkal és háttérképekkel. A szöveges információk táblázatok, fej- és láblécek, lábjegyzetek és végjegyzetek, feliratok vagy szövegkeretek definiálhatók az ábrákhoz és a táblázatokhoz a dokumentumokban.

· Grafika

A Word egy sor beépített eszközzel rendelkezik geometriai formák, vonalak, téglalapok, oválisok és egyéb egyszerű grafikák létrehozásához. Ezen kívül lehetőség van több tucat előre meghatározott alakzat és kész rajz kiválasztására és beillesztésére a dokumentumokba. A Word lehetővé teszi, hogy a legtöbb Windows-alkalmazás által támogatott formátumból grafikákat importáljon dokumentumokba, a Word Photo Editor pedig megtekintésére és módosítására használható. digitális fényképekés más típusú elektronikus képek.

Elrendezés

A Word mindenféle elrendezési funkciót biztosít, amelyek lehetővé teszik szöveges és grafikus információk elhelyezését az oldalon, így szinte bármilyen nyomdai terméket készíthet, az indexektől és hírlevelektől a könyvekig és folyóiratokig. Például formázhat szöveget több oszlopban, grafikákat adhat hozzá, szöveget körbevonhat keretek és illusztrációk köré, meghatározhat váltakozó fejlécet és láblécet (a páratlan és páros oldalak esetében eltérő), indexet, tartalomjegyzéket és kereszthivatkozásokat hozhat létre. A Word-mel együtt számos előre definiált sablon található a különféle típusú nyomtatott anyagok létrehozásához, amelyek könnyen módosíthatók (vagy újak létrehozhatók), hogy megfeleljenek az adott feladatnak.

Adatfeldolgozó és automatizálási eszközök

Az összevonás funkció lehetővé teszi, hogy információkat nyerjen ki egy adatbázisfájlból, és ezekből leveleket vagy levelezési címkéket hozzon létre. Ugyanezen alapelv alapján bármely adatbázismező tartalmát beillesztheti a dokumentumba bárhol, és nyomtatáskor automatikusan frissítheti a mezőkben található információkat. A makrók segítségével bizonyos eljárások automatizálhatók is, aminek köszönhetően néhány gomb megnyomásával egy bizonyos feladatsor elvégezhető. Ezenkívül lehetőség van a Microsoft Visual Basic for Applications programban olyan programok létrehozására, amelyek automatikusan futnak a Word indításakor.

Webes publikálás

A Word 2002 webes közzétételéhez használható fejlett eszközkészlet lehetővé teszi az ilyen kiadványokhoz szánt dokumentumok formátumának meghatározását, pontosan a felhasználó szándéka szerint. A Word segítségével űrlapokat, táblázatokat, Microsoft Excel-táblázatokat, grafikákat, hang- és videoklippeket, hangokat, animációkat és egyéb összetevőket tartalmazó weblapokat hozhatunk létre. Az új szkriptszerkesztő lehetővé teszi HTML-szkriptek létrehozását és a weboldalakon való elhelyezését. A webes források közvetlenül elérhetők a Wordből, és bármely dokumentum kiegészíthető hipertext hivatkozásokkal.

Csapatmunka

Sok szervezetben a dokumentumokkal kapcsolatos munkát egész csapatok végzik. A Word számos olyan funkciót tartalmaz, amelyek megkönnyítik a közös dokumentumfeldolgozás kezelését. Szöveges és beszédkommentárok beépíthetők a Word dokumentumokba; A Word lehetővé teszi a dokumentumok különböző verzióinak és változatainak szinkronizálását, valamint a dokumentumok átirányítását a lektorok csoportjához az útvonalon. Ezenkívül lehetőség van a bírálói megjegyzések weblapokba ágyazására és a konferenciák ütemezésére a Microsoft NetMeeting segítségével.

Integráció

A Word támogatja a Microsoft OLE objektum-összekapcsolási és beágyazási mechanizmusát, amely lehetővé teszi az adatok és funkciók megosztását bármely olyan programmal, amely támogatja az OLE-t. A Microsoft Office részeként a Word adatokat tud megosztani a Microsoft Excel, a Microsoft PowerPoint, a Microsoft Access és a Microsoft Outlook, valamint a Microsoft Internet Explorer segítségével. Íme néhány példa erre a felhasználásra:

  • 1) Nyissa meg a Word-dokumentumban található weboldalt (az Internet Explorer webböngészőként indul ehhez a művelethez).
  • 2) Tekintse meg a Wordben létrehozott weboldalakat az Internet Explorer segítségével.
  • 3) Illessze be az Excel-táblázatokat a Word-dokumentumokba, és automatikusan frissítse azokat, amikor az adatok megváltoznak az Excelben.
  • 4) Illessze be az Access mezőket a Word dokumentumokba, és automatikusan frissítse azokat, amikor az Accessben megváltoznak az adatok.
  • 5) Az Access adatbázisban tárolt címek használata levélpapírok létrehozásához a Wordben.
  • 6) A weboldalak formázási témáinak használata az Access űrlapokon.
  • 7) Ugyanazon szótárak használata a Word, Excel, PowerPoint, Outlook és Access helyesírás-ellenőrzésére, aminek köszönhetően az egyetlen felhasználó szótárába felvett szavak minden Office-alkalmazás számára elérhetők.
  • 8) Dokumentumok átvitele e-mailben közvetlenül a Wordből az Outlookban meghatározott levelezési profil alapján.
  • 9) Helyezzen be diákat vagy PowerPoint-diakészleteket a Word dokumentumokba.
  • · Beállítások

A Word beállításai testreszabhatók, hogy megfeleljenek a munkakörnyezet bármely speciális követelményének. Például a következő beállításokat lehet elvégezni:

  • 1) Menüket, menüparancsokat, eszköztárakat és eszköztár gombokat hozhat létre, módosíthat vagy törölhet.
  • 2) Eszköztárak elrejtése, mozgatása és rendszerezése.
  • 3) Hozzon létre vagy módosítson gyorsbillentyűket bármely Word-művelethez.
  • 4) Sablonok létrehozása vagy módosítása, amelyek alapján új dokumentumok jönnek létre.
  • 5) Válassza ki és módosítsa a Word helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzésének nyelvét.
  • 6) Módosítsa a Word felület nyelvét.
  • 7) Válassza ki a hüvelykeket, centimétereket, pontokat vagy tüskéket Word-egységként.
  • 8) Új betűtípusok hozzáadása.
  • Automatizálás

Végül a Word rendelkezik a dokumentumkészítés automatizálási eszközeinek leggazdagabb készletével. Az AutoCorrect és az AutoText funkciókat már fentebb említettük, de ez még nem minden. Az Automatikus formázás lehetővé teszi a szöveg formázását gépelés közben, például automatikus felsorolásjeles és számozott listák létrehozását vagy a webcímek érvényes hiperszöveges hivatkozásokkal való helyettesítését. Reszponzív menükés az eszköztárak a leggyakrabban használt parancsokat könnyebben elérhető helyekre helyezik át, így könnyebben elérhetőek. A varázslók pedig megkönnyítik a levelek, hírlevelek, weboldalak és más típusú dokumentumok létrehozását.

A Microsoft több tucat új funkciót vezetett be a Word 2002-ben. Néhányuk célja, hogy megkönnyítse a hálózati rendszergazdák dolgát, akiknek nagyszámú Word-felhasználó munkáját kell irányítaniuk, de az új funkciók többsége az egyének élményének javítását szolgálja.

· Telepítés

A Word telepítési funkciójában számos újítás könnyíti meg az egyes felhasználók munkáját:

  • 1) Intelligens telepítés automatizálási funkciók. Az Office 2002 automatikusan meghatározza az optimális telepítési mintát a már telepített és használatban lévő szoftverek alapján.
  • 2) Szükség szerinti telepítés. A Word nem telepít minden egyes sablont, témát vagy más fájlt – ehelyett a Word csak néhány fájlt telepít, és szükség esetén felszólítja Önt egy vagy másik összetevő telepítésére. Ezzel a funkcióval jelentős lemezterület-megtakarítást érhet el.
  • 3) Irodai profil varázsló. Ez az új program menti az egyéni beállításokat, és lehetővé teszi azok szükség szerinti létrehozását vagy visszaállítását. Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha egy másik számítógépre költözik a hálózaton, vagy átviszi a Word programot egy laptopra.
  • Öndiagnózis és helyreállítás

A Word és Office alkalmazások mostantól automatikusan ellenőrizhetik az összeomlásokat, és kijavíthatják a mellékelt fájlokat. Ezek a funkciók a következő varázslók és parancsok segítségével valósíthatók meg:

  • 1) Az Office testreszabási varázsló automatikusan észleli a hibákat a Word indításakor, és lehetővé teszi azok kijavítását. Ellenőrzi, hogy nincsenek-e sérült adatok a rendszerleíró adatbázisban és a fájlokban, azonosítja a hiányzó, munkához szükséges fájlokat Irodai alkalmazások, és egyéb problémák. Ezt követően a varázsló megmondja, hol találhatja meg a szükséges fájlokat, ha telepítenie kell őket.
  • 2) Az Office Cleanup Wizard azonosítja az Office korábbi verzióiból származó fájlokat, és lehetővé teszi az összes fájlok eltávolítását.
  • 3) A Súgó menü "Keresés és javítás" parancsa olyan fájlokkal kapcsolatos problémákat azonosít, amelyek nem szükségesek a Word működéséhez, mint például a betűtípus- és sablonfájlok.
  • 4) A makrófejlesztők mostantól digitális aláírásokat is használhatnak makróik azonosítására, ami megakadályozza, hogy a makrókra vonatkozó figyelmeztetés megjelenjen a dokumentum megnyitásakor.
  • · A termelékenység növekedése

A Word számos új funkciót kínál a felhasználók termelékenységének javítására:

  • 1) A dokumentumok megnyitására és mentésére szolgáló új párbeszédpanelek 50%-kal több fájlt jelenítenek meg, mint a Word korábbi verzióiban. Az új címsor lehetővé teszi a leggyakrabban használt mappák elérését egyetlen kattintással; Előzmények ikonnal rendelkezik, amely 20-50 dokumentumhoz tesz hozzáférést, amelyekkel a felhasználó dolgozott. Egy új Vissza gomb, hasonlóan a webböngésző gombhoz, lehetővé teszi, hogy az utoljára dolgozott fájlhoz navigáljon.
  • 2) Most már csak a leggyakrabban használt parancsok jelennek meg a menükben és az eszköztárban a program első indításakor. A Word automatikusan hozzáadja a parancsokat és gombokat a munkakészlethez, és használatuk intenzitása alapján eltávolítja azokat.
  • 3) A Windows tálcája mostantól külön gombokat jelenít meg minden Wordben megnyitott dokumentumhoz, amely lehetővé teszi, hogy a kívánt dokumentumhoz navigáljon mind az Ablak menü (Windows), mind a tálca használatával.
  • 4) Az Office Assistant elrejtése és megjelenítése jelentősen leegyszerűsödik. Most az asszisztensnek nincs külön ablaka (csak megjelenik a képernyőn), és ha szükséges, teljesen letiltható.
  • 5) Több tucat különböző elem helyezhető el a vágólapra. Az új Vágólap eszköztár megjeleníti a vágólap tartalmát, és lehetővé teszi a benne tárolt elemek beillesztését akár egyenként, akár csoportosan.
  • 6) A Nyomtatás párbeszédpanel új beállításai lehetővé teszik a Word számára, hogy automatikusan átméretezze a dokumentumot, hogy több dokumentumoldalt nyomtasson egy lapra vagy egyedi méretű papírt használjon.
  • Szerkesztés és formázás

A Word fejlett szerkesztési és formázási funkciói folyamatosan fejlődnek. Az új funkciók a következők:

  • 1) Az új szabad belépés funkció oldalelrendezésben és webdokumentum módban használható a tabulátorok és a szövegigazítás beállítására vagy módosítására, ha duplán kattint a dokumentum bármely szabad sorára. Például, ha duplán kattint egy üres sor jobb szélére, a Word jobbra igazítja a beírt szöveget.
  • 2) A Word most lehetővé teszi beágyazott és lebegő táblázatok létrehozását, a táblák egymás mellé rendezését, és soron belüli táblázatfejléc-sorok létrehozását. Ezenkívül a "Táblázat rajzolása" (Táblázat) parancs lehetővé teszi, hogy táblázatot rajzoljon a begépelt szöveg köré.
  • 3) A teljesítmény javítását célzó automatikus javítás funkció; A work most egyéni szótárt használ a hibásan írt szavak azonosítására és kijavítására.
  • 4) A bővített helyesírási szótár csökkenti a félreismert helyesírási hibák számát.
  • · Grafika

Az előre definiált képek könyvtára mostantól a webböngészőhöz hasonló felülettel rendelkezik, és új képekkel, hangokkal és animált klipekkel egészül ki! Dokumentum szerkesztése közben a könyvtár ablak nyitva maradhat; lehetőség van az ablak átméretezésére és képek behúzására a dokumentumba. Ezen kívül a könyvtár beépített kereső funkcióval is rendelkezik. Ez a funkció lehetővé teszi például egy pénzügyekkel kapcsolatos kép kiválasztását és hasonló képek keresését. Lehetőség van egyéni kategóriák létrehozására is a képekhez, hangokhoz és megjegyzésekkel ellátott klipekhez.

Csapatmunka

A Microsoft a Wordbe integrálta legújabb együttműködési fejlesztéseit más Office-alkalmazásokkal. Például ütemezhet NetMeeting konferenciákat, és részt vehet azokon, miközben Wordben dolgozik, vagy használhatja a Wordet webalapú hálózati konferenciák létrehozására és kezelésére. Kiválaszthatja és belefoglalhatja a szükséges elektronikus aláírást a Word használatával létrehozott e-mail üzenetekbe.

HTML támogatás

A vállalati hálózatokon és a nyilvános weboldalakon lévő weboldalak jelentőségének könyörtelen növekedésével a Microsoft drámaian kibővítette a Word HTML-támogatását:

  • 1) A Word lehetővé teszi a dokumentumok weblapok formátumban történő elmentését és egy műveletben történő átvitelét egy webszerverre. Amikor ment egy weboldalt, a Word létrehoz egy mappát, amelybe az összes további fájlt elhelyezi.
  • 2) Amikor a felhasználó az Internet Explorer böngészőben egy weblap megtekintésekor a "Szerkesztés" parancsot választja, az Office megnyitja az alkalmazást annak összetételéből, amellyel ez a dokumentum készült. Ezen kívül lehetőség van a dokumentum HTML kódjának formázás nélküli megtekintésére.
  • 3) Mentés előtt lehetőség van a dokumentum megtekintésére webböngészőben.
  • 4) A hiperhivatkozásokkal foglalkozó eszközök jelentős fejlesztéseken mentek keresztül. Mostantól nagymértékben leegyszerűsödött a hiperhivatkozások létrehozása a dokumentumok könyvjelzőihez, más fájlokhoz, weboldalakhoz és még e-mail címekhez is.
  • 5) Lehetőség van az üzemmód beállítására automatikus frissítés hiperhivatkozásokat a dokumentum mentésekor.
  • 6) A Wordben lehetőség van grafikus objektumok, például listajelölők, vízszintes vonalak és egyéb grafikus objektumok dokumentumba való beillesztésére. A szín és a kitöltés alapértelmezett értékeit a dokumentumok tárolják; A Word automatikusan csoportosítja az átfedő grafikákat.
  • 7) A stílusokhoz hasonlóan, amelyek szövegformázási beállítások készletei, a témák a weboldal formázási beállításainak következetes készletei, amelyek stílusokat, háttérszínt vagy mintát, grafikus felsoroláspontokat és vízszintes vonalakat tartalmaznak. A Word több tucat témát tartalmaz, amelyek felhasználhatók az Ön által létrehozott weboldalakon.
  • 8) A Word olyan speciális formátumok támogatását valósítja meg, amelyek akkor jönnek létre, ha egy dokumentumot weblapok formátumában mentenek el, majd megnyitják a Wordben szerkesztésre egy böngészőből. Bár a dokumentumot HTML formátumba konvertálták, szabványos Word-dokumentumként nyílik meg, lehetővé téve a felhasználó számára az eredeti formázás megtekintését és módosítását.
  • 9) A weben közzétett bármely dokumentumhoz beállítható a frissítési értesítési mód.
  • 10) A script szerkesztő lehetővé teszi HTML szkriptek létrehozását és beillesztését weboldalakba.
  • Programozás és biztonság

A Microsoft Office a Visual Basic 6.0 for Applications (VBA) nyelv jelentősen továbbfejlesztett változatát tartalmazza, új funkciókkal kiegészítve, amelyek megkönnyítik a makrók és alkalmazások szakképzett fejlesztését:

  • 1) A VBA jelenleg egyenrangú a Visual Basic-cel.
  • 2) A VBA lehetővé teszi olyan integrált megoldások létrehozását, amelyek ActiveX-vezérlők használatával tartalmaznak bármilyen Microsoft Office-alkalmazást.
  • 3) Az integrált automatikus vírusellenőrzés bármely Visual Basic for Applications programban írt makróba beépíthető. Egy új API bevezetésre került, amely támogatja a vírusvédelmi funkciókat a Dokumentum megnyitása párbeszédpanelen, amely lehetővé teszi a fejlesztők számára, hogy minden megnyitott dokumentumhoz automatikus víruskeresési módot állítsanak be.
  • 4) A makrókhoz digitális aláírások rendelhetők, amelyek megerősítik, hogy a makrókban nincsenek vírusok.
  • Hálózati vezérlés

A Microsoft olyan funkciókat vezetett be, amelyek célja a hálózati rendszergazdák működési költségeinek csökkentése. Ezek a funkciók a következőket tartalmazzák:

  • 1) A hálózati rendszergazdák beállíthatják az Office-t úgy, hogy bizonyos szolgáltatások vagy programok ne legyenek telepítve, amíg a felhasználó meg nem hívja ezeket a funkciókat vagy programokat.
  • 2) A Következő generációs hálózati telepítő varázsló az egyéni konfiguráció elsődleges eszköze az Office-alkalmazások hálózaton történő telepítése során.
  • 3) Az Office-profil varázsló lehetővé teszi a hálózati rendszergazdák számára az alapértelmezett Word-beállítások módosítását, valamint az Office 2002 mentését és visszaállítását.
  • 4) A rendszergazda letilthatja bizonyos felhasználók hozzáférését a Word bizonyos funkcióihoz.
  • 5) A Sablonkezelő megkönnyíti a vállalati dokumentumsablonok kezelését, és gondoskodik azok telepítéséről, hogy minden felhasználó számára elérhetők legyenek az Új dokumentum párbeszédpanelen keresztül.
  • 6) A Word súgórendszere kiegészíthető a rendszergazda által meghatározott részekkel és tartalomfájlokkal. Az üzenetmezőket Microsoft webhelyekre vagy intranetes webhelyekre mutató hivatkozásokkal is kiegészítheti.

Automatizált irodai információs technológia- kommunikációs folyamatok szervezése és támogatása mind a szervezeten belül, mind a külső környezettel számítógépes hálózatokon és az információátadás és az információval való munka egyéb korszerű eszközei alapján.

Az irodaautomatizálás nem a meglévő hagyományos személyzeti kommunikációs rendszert hivatott helyettesíteni (megbeszélésekkel, telefonhívásokkal, rendelésekkel), hanem csak kiegészíteni azt. Együtt használva mindkét rendszer biztosítja a vezetői munka racionális automatizálását és a legjobb információszolgáltatást a vezetők számára.

Automatizált iroda:

    fenntartja a vállalaton belüli személyzeti kommunikációt,

    új kommunikációs eszközöket biztosít számukra a külső környezettel.

Az irodai automatizált technológiákat vezetők, szakemberek, titkárok és irodai dolgozók használják, különösen vonzóak a csoportos problémamegoldáshoz. Növelik a titkárnők és irodai dolgozók termelékenységét, és lehetővé teszik számukra, hogy megbirkózzanak a növekvő munkamennyiséggel. Ez az előny azonban másodlagos az irodai automatizálás problémamegoldó eszközként való használatához képest. A vezetők által hozott döntések jobb kommunikációja révén történő javítása biztosíthatja a cég gazdasági növekedését.

Rizs. 4. Az irodaautomatizálás főbb összetevői

Jelenleg több tucat szoftvertermék létezik számítógépekhez és nem számítógépes hardverekhez, amelyek irodai automatizálási technológiát biztosítanak: szövegszerkesztő, táblázatkezelő, e-mail, elektronikus naptár, hangposta, számítógépes és telekonferencia, videoszöveg, képtárolás, valamint speciális menedzsment programok: dokumentumkezelés, a megbízások végrehajtásának ellenőrzése stb.

A nem számítógépes eszközöket is széles körben használják: audio- és videokonferencia, fax-kommunikáció, fénymásoló és egyéb irodai berendezések.

Fő összetevők

Adatbázis. Minden technológia kötelező eleme az adatbázis. Egy automatizált irodában az adatbázis az adatokat koncentrálja a cég termelési rendszerét is mint az adatfeldolgozási technológiában üzemi szinten. Az adatbázisban lévő információk származhatnak a vállalat külső környezetéből is. A szakembereknek jártasnak kell lenniük az adatbázis-környezetben végzett munka alapvető technológiai műveleteiben.

10. példa. Az adatbázis a napi eladások adatait gyűjti, amelyeket a cég értékesítési ügynökei továbbítanak a fő számítógépre, vagy információkat a heti nyersanyagszállításokról.

Az értékpapírok árfolyamáról vagy jegyzéseiről, ideértve a társaság részvényeit is, a tőzsdétől naponta kaphatnak információkat e-mailben, amelyeket az adatbázis megfelelő tömbjében naponta korrigálunk.

Az adatbázisból származó információk számítógépes alkalmazások (programok), például szövegszerkesztők, táblázatkezelők, e-mailek, számítógépes konferenciák stb. bemenetére kerülnek. Az automatizált iroda bármely számítógépes alkalmazása linket biztosít az alkalmazottaknak egymáshoz. Val vel barátjával és más cégekkel.

Az adatbázisokból nyert információk nem számítógépes hardverekben is felhasználhatók átvitelre, replikációra, tárolásra.

Szövegszerkesztő. Amikor a dokumentum elkészült, a munkavállaló átírja a külső memóriába, majd kinyomtatja, és szükség esetén számítógépes hálózaton továbbítja. Így a vezető rendelkezésére áll az írásbeli kommunikáció hatékony formája. A szövegszerkesztő segítségével készített levelek, jelentések rendszeres átvétele lehetővé teszi a vezető számára, hogy folyamatosan értékelje a cég helyzetét.

Elektróda levél. A számítógépek hálózati használatán alapuló elektronikus levelezés (E-mail) lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy üzeneteket fogadjon, tároljon és küldjön a hálózaton lévő partnereinek. Itt csak egyirányú kommunikáció zajlik. Ez a korlát sok kutató véleménye szerint nem túl fontos, hiszen száz telefonos irodai hívásból ötven esetben csak információszerzésre irányul. A kétirányú kommunikáció érdekében sokszor kell üzeneteket küldenie és fogadnia e-mailben, vagy más kommunikációs módot kell használnia.

Az e-mail a használt szoftvertől függően különböző lehetőségeket kínálhat a felhasználónak. Ahhoz, hogy az elküldött üzenet minden e-mail felhasználó számára elérhető legyen, azt számítógépen kell elhelyezni hirdetőtábla, ha szeretné, jelezheti, hogy ez magánlevelezés. Küldeményt küldhet úgy is, hogy értesíti annak címzettjét.

Ha egy cég az e-mail bevezetése mellett dönt, két lehetősége van:

    vásároljon saját hardvert és szoftvert, és hozza létre saját helyi számítógép-hálózatát, amely megvalósítja az e-mail funkciót.

    vásárolja meg az e-mail használatának szolgáltatásait, amelyet erre szakosodott kommunikációs szervezetek biztosítanak időszakonként fizetett díj ellenében.

Hangposta. Ez az e-mail üzenetküldéshez hang. Az e-mailhez hasonlít, azzal a különbséggel, hogy ahelyett, hogy a számítógép billentyűzetén gépelne be egy üzenetet, a telefonon keresztül küldi el. Emellett telefonon is megkapja az elküldött üzeneteket. A rendszer tartalmaz egy speciális eszközt az audiojelek digitális kóddá alakítására és fordítva, valamint egy számítógépet az audioüzenetek digitális formában történő tárolására. A hangpostát online is értékesítik.

Az audioüzenetküldő levelek sikeresen használhatók csoportos problémamegoldásra. Ehhez az üzenet küldőjének ezenkívül meg kell jelölnie azon személyek listáját, akiknek az üzenetet szánják. A rendszer időnként felhívja az összes megadott alkalmazottat, hogy üzenetet küldjön nekik.

A hangposta fő előnye az e-mailekkel szemben, hogy egyszerűbb - használatakor nem kell adatokat megadni a billentyűzetről.

Asztali processzor. A szövegszerkesztőhöz hasonlóan minden alkalmazott információs kultúrájának és az automatizált irodai technológiának alapeleme. A benne végzett munka technológiájának alapjainak ismerete nélkül lehetetlen a személyi számítógép teljes körű használata tevékenységeik során. A modern táblafeldolgozó szoftverkörnyezetek funkciói lehetővé teszik számos művelet elvégzését táblázatos formában bemutatott adatokon. Ezeket a műveleteket közös alapon kombinálva a technológiai műveletek legtöbb és legelterjedtebb csoportja különíthető el:

■ adatbevitel mind a billentyűzetről, mind az adatbázisokból;

■ adatfeldolgozás (rendezés, automatikus összesítés, adatok másolása és átvitele, különféle számítási csoportok, adatösszesítés stb.);

■ információk nyomtatása nyomtatott formában, importált fájlok formájában más rendszerekbe, közvetlenül az adatbázisba;

■ az adatmegjelenítés táblázatos formáinak minőségi tervezése;

■ sokoldalú és jó minőségű adatmegjelenítés diagramok és grafikonok formájában;

■ mérnöki, pénzügyi, statisztikai számítások elvégzése;

■ matematikai modellezés és számos egyéb segédművelet elvégzése.

Bármely modern táblafeldolgozó környezet rendelkezik adatátviteli lehetőséggel a hálózaton keresztül.

Elektronikus naptár.Újabb lehetőséget biztosít a számítógép hálózati verziójának használatára a szervezet vezetőinek és egyéb alkalmazottainak munkarendjének tárolására és manipulálására. A menedzser (vagy titkára) beállítja az értekezlet vagy más esemény dátumát és időpontját, megtekinti az eredményül kapott ütemtervet, és a billentyűzet segítségével módosítja. Az elektronikus naptár technikai és szoftvere teljes mértékben összhangban van az e-mail analóg összetevőivel. Ezenkívül a naptárszoftver gyakran az e-mail szoftver szerves részét képezi.

A rendszer emellett lehetővé teszi más vezetők naptárainak elérését is. Automatikusan össze tudja egyeztetni a találkozási időpontokat a saját ütemtervükkel.

Az elektronikus naptár használata különösen a legmagasabb vezetési szinteken dolgozó vezetők számára bizonyul hatékonynak, akiknek munkanapjait hosszú időre előre tervezik.

Számítógépes konferenciák.Számítógép konferenciák számítógépes hálózatokat használnak a problémamegoldó csoport tagjai közötti információcserére. Természetesen korlátozott azoknak a köre, akik hozzáférhetnek ehhez a technológiához. A számítógépes konferencia résztvevőinek száma sokszorosa lehet az audio- és videokonferenciákénak.

Telekonferenciák. A telekonferencia három típusú konferenciát foglal magában: audio, video és számítógép.

Videó szövege. Ez azon alapul, hogy számítógépet használnak szöveges és grafikus adatok megjelenítésére a monitor képernyőjén. Három lehetőség közül választhat a döntéshozók számára, hogy videószöveg formájában kapjanak információt:

■ video szöveges fájlokat hozhat létre saját számítógépén;

■ kössön szerződést egy erre szakosodott céggel az általa fejlesztett videószöveg-fájlokhoz való hozzáférésről. Az ilyen, kifejezetten eladásra szánt fájlok az ilyen szolgáltatásokat nyújtó társaság szerverein tárolhatók, vagy mágneses vagy optikai lemezeken juttathatók el az ügyfélhez;

■ kössön megállapodást más cégekkel a videoszöveg fájljaikhoz való hozzáférésről.

Manapság egyre népszerűbb termékeik katalógusainak és árlistáinak (árjegyzékeinek) cseréje a cégek között videoszöveg formájában. Ami a videószöveg értékesítésére szakosodott cégeket illeti, szolgáltatásaik kezdik felvenni a versenyt az olyan nyomtatott termékekkel, mint az újságok és magazinok. Így ma már sok országban lehet rendelni egy újságot vagy magazint videószöveg formájában, nem is beszélve az aktuális készletinformációk összefoglalóiról.

Képek tárolása. Bármely cégben nagyszámú dokumentumot kell hosszú ideig tárolni. A szám olyan nagy lehet, hogy a tárolás akár fájlok formájában is komoly problémákat okoz. Ezért felmerült az ötlet, hogy ne magát a dokumentumot, hanem annak képét (képét) tároljuk, és digitális formában tároljuk.

A képek tárolása (képalkotás) ígéretes irodai technológia, és egy speciális eszköz - egy optikai képfelismerő - használatán alapul, amely lehetővé teszi egy dokumentum vagy film képének digitális formába történő átalakítását a számítógép külső memóriájában való további tároláshoz. A digitális formátumban elmentett kép valós formájában bármikor megjeleníthető a képernyőn vagy a nyomtatón. A képek tárolására hatalmas kapacitású optikai lemezeket használnak. Egy öt hüvelykes optikai lemezre tehát körülbelül 200 ezer oldal rögzíthető.

Emlékeztetni kell arra, hogy a képek tárolásának ötlete nem új, és korábban mikrofilmek és mikrofilmek alapján valósították meg. Ennek a technológiának a létrehozását egy új műszaki megoldás megjelenése segítette elő - az optikai lemez digitális képrögzítéssel kombinálva.

Audiokonferencia... Hangot használnak kommunikáció fenntartása a földrajzilag távoli alkalmazottak vagy a vállalat részlegei között. Az audiokonferencia megvalósításának legegyszerűbb technikai eszköze az telefonos kommunikáció olyan kiegészítő eszközökkel van felszerelve, amelyek lehetővé teszik kettőnél több résztvevő részvételét egy beszélgetésben. Az audiokonferencia létrehozásához nincs szükség számítógépre, csak a résztvevők közötti kétirányú audiokommunikációt használja.

Az audiokonferencia használata egyszerűbbé, olcsóbbá és kényelmesebbé teszi a döntéshozatalt. Az audiokonferencia hatékonysága megnő, ha a következő feltételek teljesülnek:

■ az audiokonferenciát szervező munkatársnak először gondoskodnia kell arról, hogy azon minden érdeklődő részt vehessen;

■ a konferencia résztvevőinek száma ne legyen túl nagy (általában legfeljebb hat) ahhoz, hogy a vita a tárgyalt probléma keretein belül maradjon;

■ a konferencia programját előre közölni kell a résztvevőkkel, például faxon;

■ Beszéd előtt minden résztvevőnek be kell mutatkoznia;

■ meg kell szervezni a konferencia rögzítését és tárolását;

■ A konferencia felvételét ki kell nyomtatni és el kell küldeni minden résztvevőnek.

Videókonferenciázás... Ugyanazokra a célokra készültek, mint az audiokonferenciák, de videoberendezést használnak. Számítógépet sem igényelnek. Egy videokonferencia során az egymástól jelentős távolságra lévő résztvevők a televízió képernyőjén láthatják magukat és a többi résztvevőt. A televízió képével egyidejűleg hangot is továbbít.

Míg a videokonferencia csökkentheti az utazási és utazási költségeket, a legtöbb vállalkozás ennél többre használja. Ezek a cégek lehetőségként tekintenek bennük arra, hogy a problémák megoldásába a lehető legtöbb vezetőt és más, a központi irodától földrajzilag távol eső alkalmazottat vonjanak be.

Három legnépszerűbb konfiguráció létezik a videokonferencia létrehozásához:

■ egyirányú videó és audio kommunikáció. Itt a kép- és hangjelek csak egy irányba mennek, például a projektvezetőtől a végrehajtókig;

■ egyirányú videó és kétirányú audio kommunikáció. A kétirányú audiokommunikáció lehetővé teszi a konferencia résztvevői számára, hogy videót fogadva hanginformációkat cseréljenek a videót továbbító résztvevővel;

■ kétirányú videó és audio kommunikáció. Ez a legdrágább konfiguráció kétirányú video- és audiokommunikációt használ a konferencia összes résztvevője között, általában azonos állapotú.

Fax kommunikáció. Ez a kommunikáció egy olyan faxgép használatán alapul, amely képes a kommunikációs csatorna egyik végén egy dokumentumot olvasni, a másik végén pedig megjeleníteni annak képét.

A faximile hozzájárul a döntéshozatalhoz azáltal, hogy gyorsan és egyszerűen elküldi a dokumentumokat a problémamegoldó csapat tagjainak, földrajzi elhelyezkedésüktől függetlenül.

Az adatfeldolgozás információtechnológiája.

III. Az információs technológia típusai

Többféle információs technológia létezik:

- Informatikai adatfeldolgozás

-

- Iroda automatizálás

-

- Informatikai szakértői rendszerek

Az adatfeldolgozás informatikai technológiája olyan jól strukturált problémák megoldására szolgál, amelyekhez rendelkezésre állnak a szükséges bemeneti adatok, és ismertek azok feldolgozására szolgáló algoritmusok és egyéb szabványos eljárások. Ezt a technológiát az alacsonyan képzett személyzet operatív (végrehajtó) tevékenységeinek szintjén (lásd 3.3. ábra) alkalmazzák a vezetői munka egyes rutinszerű, folyamatosan ismétlődő műveleteinek automatizálására.

Fő összetevők:

- Adatgyűjtés;

- Adatfeldolgozás;

- Adattárolás;

- Jelentések generálása(dok.)

Informatikai menedzsment

Az informatikai menedzsment célja a vállalat valamennyi döntéshozatallal foglalkozó munkavállalója információigényének kielégítése kivétel nélkül.

Az információkezelési technológia célja különböző típusú jelentések létrehozása:

Szabályos A jelentések egy meghatározott ütemezés szerint készülnek, amely meghatározza, hogy mikor készülnek el, például egy vállalat értékesítéseinek havi elemzése.

Különleges riportok készülnek a vezetők kérésére, vagy ha valami nem tervezett dolog történt a cégben.

Mind ezek, mind más típusú jelentések lehetnek összefoglaló, összehasonlító és rendkívüli jelentések.

V összefoglalva a jelentésekben az adatokat külön csoportokba vonják össze, rendezik, és részösszegként és az egyes mezők végösszegeként jelenítik meg.

Összehasonlító a jelentések különböző forrásokból nyert vagy különböző szempontok szerint osztályozott és összehasonlítás céljából felhasznált adatokat tartalmaznak.

Vészhelyzet a jelentések kivételes (rendkívüli) jellegű adatokat tartalmaznak.

Az automatizált iroda informatikai technológiája a kommunikációs folyamatok megszervezése és támogatása mind a szervezeten belül, mind a külső környezettel számítógépes hálózatokon és egyéb korszerű információátviteli és információkezelési eszközökön alapul.

Az automatizált iroda informatikai technológiája a következőket tartalmazza:

1. Adatbázis (erről külön előadásban fogunk beszélni).

2. Szövegszerkesztő . Ez egyfajta alkalmazási szoftver, amelyet szöveges dokumentumok létrehozására és feldolgozására terveztek.

3. Email . A számítógépek hálózati használatán alapuló elektronikus levelezés (E-mail) lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy üzeneteket fogadjon, tároljon és küldjön a hálózaton lévő partnereinek.



4. Hangposta. Ez egy levél üzenetek hang útján történő továbbítására. Az e-mailhez hasonlít, azzal a különbséggel, hogy ahelyett, hogy a számítógép billentyűzetén gépelne be egy üzenetet, a telefonon keresztül küldi el.

5. Asztali processzor . A szövegszerkesztőhöz hasonlóan minden alkalmazott információs kultúrájának és az automatizált irodai technológiának alapeleme.

6. Elektronikus naptár . Újabb lehetőséget biztosít a számítógép hálózati verziójának használatára a szervezet vezetőinek és egyéb alkalmazottainak munkarendjének tárolására és manipulálására.

7. Számítógépes konferenciák és telekonferenciák . Számítógép konferenciák számítógépes hálózatokat használnak a problémamegoldó csoport tagjai közötti információcserére. A telekonferencia három típusú konferenciát foglal magában: audio-, video- és számítógépes konferenciát.

8. Videó szövege. Ez azon alapul, hogy számítógépet használnak szöveges és grafikus adatok megjelenítésére a monitor képernyőjén.

9. Képtárolás . A képek tárolása (képalkotás) egy ígéretes irodai technológia, és egy speciális eszköz - egy optikai képfelismerő - használatán alapul, amely lehetővé teszi a dokumentum vagy film képének digitális formába történő átalakítását a számítógép külső memóriájában való további tároláshoz. .

10. Audiokonferencia. Audiokommunikációt használnak a földrajzilag távoli alkalmazottak vagy a vállalat részlegei közötti kommunikáció fenntartására. Az audiokonferencia megvalósításának legegyszerűbb technikai eszköze a telefonkapcsolat, amely olyan kiegészítő eszközökkel van felszerelve, amelyek lehetővé teszik kettőnél több résztvevő részvételét egy beszélgetésben.

11. Videókonferenciázás. Ugyanazokra a célokra készültek, mint az audiokonferenciák, de videoberendezést használnak. Számítógépet sem igényelnek.

12. Fax kommunikáció. Ez a kommunikáció egy olyan faxgép használatán alapul, amely képes a kommunikációs csatorna egyik végén egy dokumentumot olvasni, a másik végén pedig megjeleníteni annak képét.

Informatikai döntéstámogatás

Fő jellemzője döntéstámogató információs technológia egy minőségileg új módszer az ember-számítógép interakció megszervezésére. A megoldás kifejlesztése, amely ennek a technológiának a fő célja, egy iteratív folyamat eredményeként történik, amely magában foglalja:

Döntéstámogató rendszer számítási kapcsolat és vezérlőobjektum szerepében;

Egy személy, mint vezérlő kapcsolat, aki megadja a bemeneti adatokat és kiértékeli a számítások kapott eredményét számítógépen.

A döntéstámogató rendszernek három fő összetevője van: adatbázis-, modellbázis- és szoftveralrendszer, amely adatbázis-kezelő rendszerből (DBMS), modellbázis-kezelő rendszerből (BMMS), valamint a felhasználó és a számítógép közötti interfész kezelő rendszeréből áll.

Adatbázis

Az adatkezelő rendszernek a következő képességekkel kell rendelkeznie:

Különböző forrásokból származó adatok kombinálása segítségével

összesítő és szűrési eljárások alkalmazása;

Egy adott adatforrás gyors hozzáadása vagy kizárása;

Logikai adatstruktúra felépítése a felhasználó szempontjából;

Anekdotikus bizonyítékok felhasználása és manipulálása kísérleti célokra

a felhasználó munkaalternatíváinak ellenőrzése;

Az adatbázis teljes logikai függetlenségének biztosítása másoktól működési bázisok a cégen belül működő adatok

Modellek alapja. A modellek létrehozásának célja valamilyen objektum vagy folyamat leírása és optimalizálása.

A modelleknek sok típusa létezik, és azok besorolása, például a felhasználás célja, a lehetséges alkalmazások köre, a változók értékelése stb.

Felhasználási cél szerint A modellek alcsoportokra oszlanak optimalizálás, egyes mutatók minimális vagy maximum pontjainak megtalálásához kapcsolódik, leíró, valamilyen rendszer viselkedését írja le, és nem vezérlési (optimalizálási) célokra szolgál.

Értékelési módszer szerint , a modellek besorolása meghatározó, a változók egyszámú becslése a bemeneti adatok meghatározott értékéhez, és sztochasztikus, változók kiértékelése több paraméterrel, mivel a kiindulási adatokat valószínűségi jellemzők határozzák meg.

A lehetséges alkalmazások területe szerint a modelleket lebontjuk specializált, csak egy rendszer számára készült, és univerzális - több rendszer számára is használható.

A modell alap összetevői:

Stratégiai modellek a vezetés legmagasabb szintjein használják fel a szervezet céljainak, az ezek eléréséhez szükséges erőforrások mennyiségének, valamint ezen erőforrások megszerzésének és felhasználásának politikájának megállapításához. Ezek a modellek általában determinisztikusak, leíró jellegűek, egy adott cégben való használatra specializálódtak.

Taktikai modellek középszintű vezetők használják a rendelkezésre álló erőforrások elosztására és felhasználásának ellenőrzésére. A taktikai modelleket általában determinisztikusan, optimalizálóként és univerzálisan hajtják végre.

Működési modellek alacsonyabb vezetési szinteken használják a napokban és hetekben mérhető operatív döntéshozatal támogatására. Általában determinisztikusak, optimalizálók és sokoldalúak.

Matematikai modellek modellblokkokból, modulokból és matematikai módszereket megvalósító eljárásokból áll. Ez magában foglalhatja a lineáris programozási eljárásokat, a statisztikai idősorelemzést, a regressziós elemzést és hasonlókat. - a legegyszerűbb eljárásoktól a komplex alkalmazáscsomagokig (PPP). A modellblokkok, modulok és eljárások önmagukban és kombinálva is használhatók modellek felépítésére és karbantartására.

Interfész vezérlőrendszer. A felület határozza meg: a felhasználó nyelvét; a számítógépes üzenet nyelve, amely a párbeszédet szervezi a képernyőn; felhasználói ismeretek.

Szakértői rendszerek információtechnológiája.

A számítógépes információs rendszerek közül a legnagyobb előrelépés a fejlesztésben volt megfigyelhető szakértői rendszerek, mesterséges intelligencia felhasználásán alapul. A szakértői rendszerek lehetővé teszik, hogy a vezető vagy a szakember szakértői tanácsot kapjon minden olyan problémáról, amelyről ezek a rendszerek felhalmozott tudással rendelkeznek.

Alatt mesterséges intelligenciaáltalában megértik a számítógépes rendszerek képességét az ilyen cselekvésekre, amelyeket intellektuálisnak neveznének, ha egy személytől származnának.

A szakértői rendszerekben és a döntéstámogató rendszerekben használt információs technológiák hasonlósága abban áll, hogy mindkettő magas szintű döntéstámogatást nyújt. Három lényeges különbség van azonban. Az első annak a ténynek köszönhető, hogy egy probléma megoldása a döntéstámogató rendszerek keretein belül tükrözi a felhasználó megértésének szintjét és a megoldás megszerzésének és megértésének képességét. Éppen ellenkezőleg, a szakértői rendszertechnológia olyan döntés meghozatalára hívja a felhasználót, amely meghaladja képességeit. A második különbség e technológiák között abban fejeződik ki, hogy a szakértői rendszerek képesek megmagyarázni érvelésüket a megoldás megszerzésének folyamatában. Nagyon gyakran ezek a magyarázatok fontosabbak a felhasználó számára, mint maga a megoldás. A harmadik különbség az információs technológia egy új összetevőjének, a tudásnak a használatához kapcsolódik.

A szakértői rendszerekben használt információs technológia fő összetevői a következők:

Felhasználói felület;

Tudásbázis;

Tolmács;

Rendszerkészítő modul.

Felhasználói felület . A menedzser (szakember) a felület segítségével információkat, parancsokat visz be a szakértői rendszerbe, és abból kimeneti információkat kap.

Tudásbázis. Tartalmazza a problématerületet leíró tényeket, valamint e tények logikai kapcsolatát. A szabályok központi szerepet töltenek be a tudásbázisban. A szabály meghatározza, hogy egy adott helyzetben mit kell tenni, és két részből áll: egy feltételből, amely teljesíthető vagy nem, és egy cselekvésből, amelyet a feltétel teljesülése esetén kell végrehajtani.

Tolmács. Ez a szakértői rendszer része, amely meghatározott sorrendben dolgozza fel a tudást (gondolkodást) a tudásbázisban. A tolmács technológiája egy szabályrendszer szekvenciális figyelembevételére redukálódik (szabályról szabályra). Ha a szabályban foglalt feltétel teljesül, akkor egy adott művelet megtörténik, és a felhasználónak lehetősége nyílik a probléma megoldására.

Rendszerkészítő modul. Szabálykészlet (hierarchia) létrehozására szolgál. Két megközelítés használható a rendszerkészítő modul alapjául: „algoritmikus programozási nyelvek és szakértői rendszerek shelleinek használata.

Szakértői rendszerhéj egy kész szoftverkörnyezet, amely megfelelő tudásbázis létrehozásával egy adott probléma megoldására adaptálható. A legtöbb esetben a wrapperek használata gyorsabbá és könnyebbé teszi a szakértői rendszerek felépítését, mint a programozást.


Legnepszerubb
zachetpizza.ru